Kennst du das? Ein Kunde ruft an, aber seine Kontaktdaten sind nicht in der Telefonanlage hinterlegt. Ein Kollege sucht verzweifelt nach einer aktuellen Telefonnummer, weil diese nicht im CRM aktualisiert wurde. Oder die IT-Abteilung verbringt Stunden damit, Mitarbeiterkontakte zu aktualisieren und in verschiedene Systeme zu synchronisieren.
All diese Probleme klingen vielleicht wie kleine Hindernisse im Alltag, doch sie kosten dein Unternehmen bares Geld – und zwar jeden Tag. Besonders in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten sollten Unternehmen Prozesse effizienter gestalten. Dabei gibt es eine einfache Lösung: Automatisierung. Mit einer Plattform wie sync.blue®, die mit über 80 Apps und Systemen kompatibel ist, gestaltest du die Kontaktverwaltung effizienter, senkst IT-Kosten steigerst gleichzeitig die Produktivität.
Wo Kosten durch manuelle Kontaktverwaltung entstehen
Viele Unternehmen unterschätzen, wie viel Geld sie durch ineffiziente Prozesse in der Kontaktverwaltung verlieren. Dabei gibt es eine einfache Möglichkeit, Kosten zu sparen durch Automatisierung. Hier sind die drei häufigsten Problemfelder:
Manuelle Verwaltung von Kontakten
Kontaktdaten in verschiedenen Anwendungen und Geräten einzupflegen oder zu aktualisieren, dauert oft länger, als man denkt. Mitarbeitende müssen jedes System separat bearbeiten – eine riesige Zeitfalle, besonders bei großen Teams.
Fehler bei der zentralen Bereitstellung
Doppelte, unvollständige oder veraltete Kontaktdaten führen nicht nur zu internen Missverständnissen, sondern erschweren auch die Kommunikation mit Kunden und Partnern.
Unnötige Rückfragen und Rückrufe
Wenn Anrufer nicht namentlich erkannt werden – sei es durch eine fehlende Synchronisation oder veraltete Daten –, entstehen unnötige Rückfragen und Rückrufe.
Diese Kleinigkeiten kosten Zeit und treiben die Kommunikationskosten in die Höhe.
Die versteckten Kosten hinter diesen Prozessen
Laut Statistischem Bundesamt kostet eine durchschnittliche Arbeitsstunde 41,30 €. Selbst kleine Zeitverluste durch manuelle Prozesse summieren sich schnell zu hohen Kosten.
Eine Beispielrechnung mit exemplarischen Zahlen:
5 Minuten pro Tag/Mitarbeiter für die Verwaltung: Daten anlegen, aktualisieren, löschen.
10 Minuten pro Tag/Mitarbeiter für die Suche nach Kontaktdaten: Fehlende Informationen kosten Zeit und Nerven.
3 Minuten pro Tag/Mitarbeiter für unnötigen Rückruf: Besonders häufig bei unbekannten Anrufen.
Schon bei einem Unternehmen mit 25 Mitarbeitenden summieren sich 138,15 Arbeitsstunden pro Monat. Das entspricht 5.704,56 € monatlich oder 68.454,75 € jährlich – Kosten, die durch Automatisierung vermieden werden könnten.
Wie sync.blue® deinem Unternehmen hilft
sync.blue® ist die führende Plattform für die Synchronisation von Kontaktdaten und verbindet über 80 Apps und Systeme – von CRM-Tools und Telefonanlagen bis hin zu mobilen Geräten wie Apple iPhone und Google Android. Mit sync.blue® laufen all diese Prozesse automatisch ab, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Die Vorteile auf einen Blick:
Automatisierte Kontaktverwaltung: Änderungen an Kontaktdaten werden automatisch in allen verbundenen Systemen synchronisiert. So bleibt alles auf dem neuesten Stand, ohne dass jemand nacharbeiten muss.
Fehlerfreie Datenqualität: sync.blue® minimiert Fehler wie doppelte oder unvollständige Datensätze und sorgt für konsistente Informationen in allen Systemen.
Entlastung der IT-Abteilung: Die IT muss keine manuellen Synchronisationsprozesse mehr durchführen. Das spart Zeit und ermöglicht es der IT, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
Skalierbarkeit und Flexibilität: Ob kleine Teams oder große Unternehmen: sync.blue® passt sich an die Bedürfnisse an und wächst mit dem Unternehmen.
Made in Germany und DSGVO-konform: sync.blue® arbeitet in deutschen Rechenzentren und erfüllt höchste Datenschutzstandards, damit eure Daten sicher bleiben.
Fazit: Kosten sparen durch die Automatisierung von Prozessen
Die manuelle zentrale Bereitstellung von Mitarbeiterkontakten ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Fehlender Schreibschutz, veraltete Daten oder unzureichende Zugriffsrechte können schwerwiegende Probleme verursachen – von ineffizienten Arbeitsabläufen bis hin zu Datenschutzverstößen. Hinzu kommt, dass Unternehmen bei der Kontaktverwaltung oft in eine Make-or-Buy-Falle geraten: Sie investieren wertvolle interne Ressourcen in die Eigenverwaltung, obwohl eine spezialisierte Lösung wie sync.blue® die Aufgabe deutlich effizienter und kostengünstiger erledigt. Der Gedanke, eine interne Lösung zu nutzen, wirkt zunächst attraktiv, verursacht aber oft hohe versteckte Kosten:
Die IT-Abteilung muss sich nicht nur um Wartung und Sicherheitsupdates kümmern, sondern auch laufend die Kompatibilität mit anderen Systemen sicherstellen, Datenschutzrisiken minimieren und die Skalierbarkeit gewährleisten. Gerade wenn das Unternehmen wächst, stößt eine interne Lösung schnell an ihre Grenzen – sei es durch steigende Datenmengen, höhere Anforderungen an Zugriffskontrollen oder komplexere Integrationen. sync.blue® nimmt Unternehmen diese Herausforderungen ab, synchronisiert Daten automatisch, gewährleistet höchste Datensicherheit und skaliert flexibel mit den Bedürfnissen des Unternehmens. Mit einer effizienten Lösung wie sync.blue® sparst du also nicht nur Zeit und IT-Kosten, sondern verhinderst auch typische Fehler in der Kontaktverwaltung.
Die Automatisierung der Kontaktverwaltung ist ein klarer Wettbewerbsvorteil – und mit sync.blue® entscheidest du dich für eine zukunftssichere Lösung, die deine Prozesse verschlankt und Fehlerquellen eliminiert. Investiere jetzt in Effizienz und Datensicherheit und teste sync.blue® kostenlos und unverbindlich – dein Unternehmen wird es dir danken.
Über sync.blue®
sync.blue® ist das führende Tool zur nahtlosen Synchronisation von Kontakten über mehr als 80 Anwendungen und Geräte. Die Cloud-Lösung bietet sowohl Einweg- als auch Zweiweg-Synchronisation und gewährleistet effizientes Kontaktmanagement. sync.blue® überzeugt durch seine umfangreiche Kompatibilität mit zahlreichen Apps und setzt dabei auf höchste Sicherheitsstandards, einschließlich der DSGVO-Richtlinien. Der Service wird in deutschen Rechenzentren betrieben, was zusätzlich zur Datensicherheit beiträgt.