top of page
  • AutorenbildOliver

So synchronisierst du Kontakte mit Microsoft Teams: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung

Einführung: Warum es sinnvoll ist, Kontakte in Microsoft Teams zu synchronisieren

Die Lösung "Teams" aus dem Hause Microsoft hat mit den Corona-Lockdowns eine sehr starke Nachfrage erfahren, wie ein Blick auf die Google Trends schnell deutlich macht:

Google Trends für Microsoft Teams
Google Trends "Microsoft Teams" (16.3.2023)

Ist die Teams-Lösung zur firmeninternen und firmenexternen Kommunikation einmal eingerichtet, so stellen sich relativ schnell die Fragen:

  • Wie kann ich meine Kontakte in das Microsoft Teams Adressbuch importieren?

  • Wie kann ich meine Kontakte dauerhaft und automatisch mit Teams synchronisieren?

  • Wie kann ich mein Telefonanlagen-Adressbuch mit Teams synchronisieren?

  • Wie kann ich meine Outlook-Kontakte mit Teams synchronisieren?

  • Wie synchronisiere ich das interne Mitarbeiterverzeichnis in das Teams-Adressbuch?

  • Wie erkenne ich Anrufer in Teams bereits beim Klingeln?

  • Wie nutze ich CTI, Caller Name Resolving und mehr mit Microsoft Teams?

Mittelständische Unternehmen wünschen sich die Kontaktsynchronisation mit Teams, um...

  • Anrufer namentlich bereits beim Klingeln zu erkennen

  • Anrufer namentlich begrüßen zu können

  • Namen statt nur Rufnummern in den Teams-Ruflisten zu sehen

  • Kontakte schnell und einfach per Mausklick anrufen zu können

So können die unternehmenseigenen Teams, insbesondere in Vertrieb, Kundenservice und IT-Support in mittelständischen Firmen (vom produzierenden Gewerbe bis hin zum internen oder auch externen Call Center) gestärkt werden und manuelle redundante Datenpflege vermieden werden.


Beliebte Adressbuch-Quellen zum Synchronisieren mit Microsoft Teams

Es empfiehlt sich, die Pflege von zentralen Unternehmenskontakte auf ein einziges System zu beschränken und dieses dann automatisch und regelmäßig mit dem Teams-Adressbuch synchronisieren zu lassen. So spart man sich die Adressbuchpflege an mehreren Stellen. Beliebte Quelle zum Synchronisieren sind:


Weitere Microsoft-Lösungen / Groupware:

  • Microsoft Outlook

  • Microsoft Exchange On-Premises

  • Microsoft 365 Exchange Online

  • Microsoft GAL ("Global Address List" bzw. "Globale Adressliste")

Beliebte CRM-Systeme:

  • salesforce

  • HubSpot

  • weclapp

Telefonanlage, die bereits eine Teams-Integration (jedoch ohne Kontaktsynchronisation) bieten:

- Placetel (PROFI / Cisco Webex)

- STARFACE (Appliance / Cloud / Up / VM)

- NFON (CloudYa, Deutsche Telefon Standard)


Datenbanken, die vor Ort ("On Premises") bereitgestellt werden, wie z.B.

  • Microsoft SQL

  • MySQL

Sonstige Software, die Kontakte in einem universellen Format bereitstellen können:

  • CSV ("Comma separated value", auch aus Microsoft Excel / Google Spreadsheets / Libre Office)

  • LDAP ("Lightweight Directory Access Protocol")

  • CardDAV ("Card Distributed Authoring and Versioning")


Die Herausforderungen: Warum Microsoft-Bordmittel hier nicht helfen

Vorhandene Kontakte in Teams importieren? Kann doch nicht so schwer sein, oder? Man würde meinen, dass diese Lösung mit wenigen Klicks direkt und alleine in Teams konfigurierbar sei. Stand heute ist eine Synchronisation von externen Adressbüchern mit Teams nach unserem Wissen nicht mit Microsoft-Bordmitteln möglich.


Herausforderung Nr. 1: Microsoft Teams besitzt kein eigenes zentrales Adressbuch

Es gibt seitens Microsoft keine zentrales internes Adressbuch, welches allen Teams-Benutzern automatisch zur Verfügung steht. Jeder Teams-Benutzer hat aber Zugriff auf ein persönliches Adressbuch. Somit bleibt nur das Synchronisieren mit den jeweils persönlichen Kontakten der Teams-Benutzer.


Herausforderung Nr. 2: Microsoft Teams unterstützt keine nativen Adressbuch-Integrationen

Leider gibt es kein Feature in Teams, mit dem simpel verschiedene Adressbuch-Quellen ausgewählt werden können, um Kontakte von zu importieren oder zu synchronisieren. Auch im offiziellen Teams-App Store sind keine guten Lösungen sichtbar.


Herausforderung Nr. 3: Microsoft Teams besitzt kein eigenständiges Adressbuch

Die persönlichen Teams-Kontakte entsprechen den persönlichen Kontakten in Microsoft Exchange Online und werden offensichtlich automatisch intern seitens Microsoft zwischen Teams und Exchange Online synchronisiert. Dieser Vorgang erfolgt nicht live und unmittelbar, sondern leider zeitversetzt und unvorhersehbar.


Herausforderung Nr. 4: Microsoft Teams besitzt keine eigenständige Schnittstelle (API) zum Synchronisieren von Kontakten

Kontakte lassen sich selbst mit Entwickler-Know-How nicht automatisiert per Schnittstelle mit Teams direkt synchronisieren (Quelle).


Herausforderung Nr. 5: Kontakte sind in Microsoft Teams an mehreren Stellen verwaltbar

Zum einen gibt es es die für die meisten Nutzer wichtigste Stelle (Microsoft Teams -> Anrufe -> Kontakte):


Zum anderen gibt es verwirrender aber auch noch ein vermeintlich identisches Feature an der Stelle: Microsoft Teams -> Chat -> Kontakte:


In der Regel werden die meisten Teams-Nutzer jedoch die Kontakte in "Anrufe -> Kontakte" sehen wollen, um den Namen des Anrufers bereits beim Klingeln erkennen zu können.


Die Strategie: Kontakte mit Teams synchronisieren

Trotz oben genannter Herausforderungen ist dennoch eine sinnvolle und einfache Synchronisation mit den Teams-Kontakten möglich.


Das Konzept ist hierbei wie folgt:

  1. Bereits vorhandene externe Kontakte (z.B. aus einem CRM, Google Contacts,...) werden mit Hilfe eines Drittanbieter-Tools wie dem Cloud-Service sync.blue® gelesen.

  2. Das Tool sync.blue® synchronisiert diese Quell-Kontakte automatisch und regelmäßig mit den persönlichen Kontakten beliebig viele User in Microsoft 365 Exchange Online.

  3. Microsoft synchronisiert die Kontakte automatisch und ohne weitere Konfiguration zwischen Microsoft 365 Exchange Online und Microsoft Teams (jeweils immer die persönlichen Kontakte).

  4. Teams verwendet die nun verfügbaren Kontakte zur Namenauflösung beim Klingeln und zeigt diese im Teams-Adressbuch (Anrufe -> Kontakte) an.


Schritt-für-Schritt-Anleitung: Kontakte mit Microsoft Teams synchronisieren (am Beispiel "Microsoft Outlook")

Am Beispiel "Microsoft Outlook" wird aufgezeigt, wie diese Kontakte mit Teams synchronisiert werden können. Da Outlook eine recht universelle Software ist, die eine Vielzahl von verschiedenen Kontaktquellen unterstützt, wollen wir uns hier auf ein einfaches "Microsoft 365 Exchange Online"-Postfach fokussieren, dessen Kontakte mehreren Mitarbeitern (Microsoft-Teams-Benutzern) als Adressbuch zur Verfügung gestellt werden sollen:



Schritt 1: Erstelle einen kostenfreien sync.blue® Account

sync.blue® ist eine Cloud-Lösung, die Kontakte zwischen unzähligen Unternehmensanwendungen synchronisiert, ohne eine Software kaufen oder installieren zu müssen. Erstelle hier einen kostenfreien Account.


sync.blue Account erstellen
Erstelle einen kostenlosen sync.blue® Account

Wähle hier bestenfalls deinen "Microsoft" Account auch als Anmeldemethode, dessen Kontakte du als Quelle nutzen möchtest.


Schritt 2: Erstelle eine neue Verbindung

Direkt nach der Anmeldung startet die Einrichtung einer neuen sync.blue® Verbindung, welche immer genau eine Kontakte-Quelle (hier: Microsoft 365 Exchange Online - Persönliche Kontakte) mit einem Ziel (hier: Microsoft Teams) verbindet:



Kontakt-Quelle wählen
Wähle eine Kontakt-Quelle (hier: Microsoft 365 - Persönliche Kontakte)

Wähle anschließend ein geeignetes Sync-Ziel (hier: Microsoft Teams - Persönliche Kontakte), welches ein anderer Microsoft 365 Account (als die Quelle) sein sollte:


Sync-Ziel wählen
Wähle "Microsoft Teams - Persönliche Kontakte" als Sync-Ziel

Nun stehen Kontakt-Quelle und -Ziel namentlich fest. Es müssen nun die entsprechenden Accounts ausgewählt oder auch neu verbunden werden:



Accounts wählen
Microsoft 365 Account (Quelle) und Teams Account (Ziel) verbinden zum Kontakt-Sync

Nach Klick auf "Verbindung konfigurieren" können nun letzte wichtige Einstellungen wie Sync-Richtung (1-Wege oder 2-Wege) und Intervall (stündlich, täglich, wöchentlich, monatlich) vorgenommen werden:




Nach Klick auf "Speichern und jetzt synchronisieren" werden tatsächlich die Kontakte, wie zuvor eingestellt, synchronisiert. Nicht vorhandene, neue Kontakte werden im Ziel erstellt und bereits vorhandene Kontakte werden aktualisiert bzw. ergänzt.


Nach vollständiger Synchronisation sollte das Ergebnis dann so im sync.blue® Dashboard aussehen:



Technisch wurden nun die persönlichen Kontakte eines Microsoft 365 Exchange Online Postfachs mit den persönlichen Kontakten eines weiteren Postfachs synchronisiert.

Microsoft synchronisiert diese Kontakte nun intern zwischen dem Microsoft Exchange Online Postfach (persönliche Kontakte) und dem Teams-Adressbuch (Anrufe -> Kontakte). Nach einer unbestimmten Zeit sollten diese Kontakte dann somit hier in Teams sichtbar sein:


Kontakte in Microsoft Teams
Kontakte in Microsoft Teams nach erfolgreicher Synchronisation

Schritt 3: Kontakte anderen Mitarbeitern für Teams bereitstellen ("Verbindung teilen")

Damit auch alle anderen Mitarbeiter (die anderen Teams-Benutzer) die Quell-Kontakte in ihrem Teams-Adressbuch sehen und nutzen können, müssen diese ebenfalls damit synchronisiert werden. Um nicht für jeden Mitarbeiter eine neue Verbindung erstellen zu müssen, gibt es das sync.blue® Feature "Verbindung teilen":


Kontakte für Mitarbeiter teilen und bereitstellen
Eine Verbindung (Quell-Kontakte) wird mit anderen geteilt

Beim Teilen eines Verbindung wird das Quell-Adressbuch für andere Mitarbeiter freigegeben. Hier wird ein einmaliger Link generiert, der unternehmensintern mit den Kollegen geteilt werden kann:


Verbindung teilen
Erstellung eines einmaligen Links zum Teilen der Quell-Kontakte mit anderen Mitarbeitern

Jeder, der diesem Link folgt, muss sich mit seinem persönlichen Account (Microsoft 365 oder Google) authentifizieren:


Autorisierung Mitarbeiter
Autorisierung durch Mitarbeiter

Eine erfolgreiche Autorisierung wird entsprechend bestätigt:


Positive Autorisierung
Positive Bestätigung auf erfolgreiche Autorisierung durch Mitarbeiter

Zeitgleich wurde automatisch eine neue Verbindung (dieselbe Quelle --> persönlicher Mitarbeiter-Account) erstellt und die Kontakte bereits im Hintergrund synchronisiert:


Neue Verbindung pro Mitarbeiter
Eine neue Verbindung wird automatisch für jeden Mitarbeiter erzeugt

Je mehr Mitarbeiter dem Einladungslink folgen, desto mehr Verbindungen werden hier angezeigt. Auf diese Weise erhält man als Administrator stets den Überblick, wer genau Zugriff auf das Quell-Adressbuch erhält und kann bei Bedarf individuelle Einstellungen pro Mitarbeiter vornehmen (Sync-Intervall anpassen, Notiz hinterlegen,...). Selbstverständlich können einzelne Verbindungen auch auf Wunsch wieder gelöscht werden ohne den Sync-Prozess mit anderen Mitarbeiter-Postfächern zu beeinflussen.


Weitere Anwendungsmöglichkeiten

sync.blue® bietet zudem unzählige weitere Möglichkeiten, die Unternehmenskontakte sinnvoll zu nutzen - nicht nur mit Microsoft Teams. Hier einige beliebte Kundenlösungen:

  • Teams-Kontakte mit dem Smartphone synchronisieren (via Microsoft 365, Google Contacts, Apple iCloud)

  • Teams-Kontakte per LDAP bereitstellen (LDAP-Server hosted by sync.blue®)

  • Teams-Kontakte per CardDAV bereitstellen (CardDAV-Server hosted by sync.blue®)

  • Teams-Kontakte mit Telefonanlage synchronisieren (z.B. STARFACE, Placetel, NFON,...)

  • Verschiedene Adressbuchquellen (z.B. Datenbank, CRM, Groupware) in Teams zusammenführen

Im sync.blue® Dashboard können dazu einfach beliebig viele weitere Verbindungen erstellt werden.


Fazit

Mit Hilfe von sync.blue® können sehr einfach zentrale Kontakte aus unterschiedlichsten Quellen mit allen Mitarbeiter-Adressbüchern in Microsoft Teams synchronisiert werden. Dazu ist lediglich ein einziger sync.blue® Account für die gesamte Firma zu erstellen. Hier kann leicht eine einzige Sync-Verbindung angelegt und für alle Mitarbeiter geteilt werden.


Häufig gestellte Fragen zur Synchronisierung von Kontakten in Microsoft Teams

Was ist Microsoft Teams?

Microsoft Teams ist eine Kommunikations- und Kollaborationsplattform, die von Microsoft entwickelt wurde und im November 2016 erstmals veröffentlicht wurde. Diese innovative Software ist Teil der Microsoft 365-Produktfamilie und bietet eine umfassende Lösung für Unternehmen und Organisationen jeder Größe, um effektiv zusammenzuarbeiten, Informationen auszutauschen und Projekte zu verwalten. Microsoft Teams kombiniert Chat, Videoanrufe, Dateifreigabe, Gruppenarbeit und Integration von Drittanbieter-Apps in einer einzigen, benutzerfreundlichen Umgebung.

Kernfunktionen von Microsoft Teams:

  1. Chat und Instant Messaging: Teams ermöglicht es Benutzern, in Echtzeit miteinander zu kommunizieren. Die Chat-Funktion ist sowohl für private Unterhaltungen als auch für Gruppenchats verfügbar. Die Benutzer können Emojis, GIFs und Sticker verwenden, um ihre Kommunikation ausdrucksstärker und interessanter zu gestalten.

  2. Audio- und Videoanrufe: Teams unterstützt Audio- und Videokonferenzen, um eine effektive Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern zu ermöglichen. Benutzer können an Besprechungen teilnehmen, ihren Bildschirm teilen und Präsentationen halten. Die Plattform bietet zudem Tools zur Terminplanung, Integration mit Outlook-Kalendern und Aufzeichnungsfunktionen.

  3. Teamarbeit und Kanäle: Microsoft Teams organisiert die Zusammenarbeit in sogenannten "Teams". Innerhalb dieser Teams können Benutzer "Kanäle" erstellen, um bestimmte Projekte, Themen oder Abteilungen zu organisieren. Kanäle ermöglichen es den Benutzern, Dateien, Notizen und Aufgaben zentral zu speichern und gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten.

  4. Dateifreigabe und Zusammenarbeit: Teams bietet eine nahtlose Integration mit Microsoft 365-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und OneNote. Benutzer können Dateien direkt in Teams hochladen, teilen und gemeinsam bearbeiten. Die Plattform unterstützt auch die Integration mit SharePoint und OneDrive für zusätzliche Speicher- und Dateiverwaltungsoptionen.

  5. Integration von Drittanbieter-Apps: Microsoft Teams ermöglicht die Integration von Anwendungen und Diensten von Drittanbietern, um die Funktionalität der Plattform zu erweitern. Benutzer können Apps wie Trello, GitHub, Adobe Creative Cloud und viele andere hinzufügen, um ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und ihre Produktivität zu steigern.

  6. Sicherheit und Compliance: Microsoft Teams legt großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz. Die Plattform bietet fortschrittliche Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und Zugriffskontrolle, um die Daten der Benutzer zu schützen. Teams entspricht zudem verschiedenen Compliance-Standards wie GDPR, HIPAA und ISO 27001.

  7. Verfügbarkeit auf verschiedenen Plattformen: Microsoft Teams ist für verschiedene Betriebssysteme wie Windows, macOS, iOS und Android verfügbar. Dies ermöglicht es Benutzern, nahtlos zwischen verschiedenen Geräten zu wechseln und jederzeit und überall produktiv zu bleiben.

  8. Anpassung und Erweiterung: Microsoft Teams bietet verschiedene Möglichkeiten zur Anpassung und Erweiterung


Welche Microsoft Teams Lizenz ist zum Synchronisieren der Kontakte erforderlich?

Da Microsoft Teams das persönliche Teams-Adressbuch intern mit dem Microsoft Exchange Online-Dienst synchronisiert, ist mindestens ein Microsoft 365 Plan mit einer Exchange Online-Lizenz erforderlich. Laut aktueller Microsoft 365 Tarifübersicht ist "Exchange" in jedem Tarif enthalten:

  • Microsoft 365 Business Basic

  • Microsoft 365 Apps for Business

  • Microsoft 365 Business Standard

  • Microsoft 365 Business Premium

  • Microsoft 365 E3

  • Microsoft 365 E5

  • Microsoft 365 F3 (früher Microsoft 365 F1)


Was ist sync.blue®?

sync.blue® ist eine Cloud-Plattform zum einfachen und sicheren Synchronisieren von Unternehmenskontakten. Anbieter ist die deutsche phonebridge GmbH mit Sitz in Haltern am See. Ohne Softwareinstallation und Lizenzkauf können hier Kontakte zwischen unzähligen Anwendungen (CRM. Groupware, Ticketsystem, Datenbank, Telefonanlage und viele mehr) synchronisiert werden.


Wie sicher ist sync.blue®?

De Kontaktsynchronisation über sync.blue® ist insbesondere beim Sync mehrerer Microsoft-Konten sehr sicher:

  • Kontakte werden nicht zwischengespeichert.

  • Die Kommunikation mit den Microsoft-Servern erfolgt ausschließlich SSL-verschlüsselt.

  • Der Betrieb erfolgt in hochsicheren deutschen Rechenzentren.

  • Kontakte werden ausschließlich erstellt oder aktualisiert, jedoch niemals gelöscht.

  • Der Datenschutz erfolgt nach DSGVO-Richtlinien.


Ist sync.blue® kostenlos?

Ja, sync.blue® kann ohne zeitliche Einschränkung kostenlos getestet werden. Erst mit Wechsel in den kostenpflichtigen Tarif werden die synchronen Kontakte abgerechnet. Hier kann der Preis leicht kalkuliert werden.


Weiterführende Links

Folgende Links enthalten wertvolle weiterführende Informationen:


Über den Autor


Als Gründer und Produktmanager bringt Oliver Baltz bei sync.blue® jahrelange Erfahrungen in den Bereichen der Kontaktsynchronisation und Unified Communications mit.



Alle Informationen wurden Sorgfältig und nach besten Wissen und Gewissen zusammengestellt. Dennoch sind alle Angaben ohne Gewähr.


4.237 Ansichten1 Kommentar

1 Kommentar

Mit 0 von 5 Sternen bewertet.
Noch keine Ratings

Rating hinzufügen
Gast
24. März 2023
Mit 5 von 5 Sternen bewertet.

Merci!

Gefällt mir
bottom of page